Primeros pasos
Este programa está protegido por las leyes de derechos de autor y otros tratados
internacionales. La reproducción o distribución de forma ilícita de este programa, o de
cualquier otra parte del mismo, está penada por la ley con severas sanciones civiles y
penales y será objeto de todas las acciones judiciales que correspondan.
Abogafin está desarrollado con tecnología Windows, soporta todas las versiones de
este sistema operativo. Los requisitos mínimos para funcionar son los siguientes:
• Sistema Operativo Windows.
• 512 Mb de memoria Ram.
• Pentium 300 Mhz o superior.
Configurar la aplicación
Antes de empezar a trabajar con la aplicación debemos configurar los datos de la
empresa, para ello pulsa Configuración -> Configurar el Despacho
Desde esta pantalla introduce todos los datos de la empresa (Cif, nombre, dirección, teléfono, fax y logotipo). Si activa la casilla “activar fichero logs”, el programa almacena la información de los usuarios que acceden al programa, de esta forma podrá comprobar los distintos accesos al sistema. Clientes propios Desde el menú ficheros -> clientes propios accedemos a la pantalla de gestión de los distintos clientes, desde esta pantalla podrá consultar la información referente a cada cliente, tanto información personal como información económica y del estado del cliente. En esta pantalla podrá comprobar una serie de pestañas, para visualizar los distintos expedientes donde se encuentra incluido dicho cliente. En la pestaña “Facturas Cliente” puede visualizar las distintas facturas que se le han realizado, además puede realizar acciones sobre las distintas facturas (realizar el pagos, anular pagos, imprimir). Mediante la impresora situada en la parte superior de la ventana puede imprimir la información referente al cliente, en dicho menú existen informes y plantillas personalizadas por el usuario mediante conexión con Microsoft Word. La cuenta bancaria solicitada se utiliza si se desea domiciliar el pago de las facturas y de las igualas generadas a este cliente. Clientes contrarios Desde el menú ficheros -> clientes contrarios accederá a la pantalla de gestión de clientes contrarios, la información solicitada será la personal de contrario, además existen una serie de pestañas para poder comprobar los expedientes donde este contrario está incluido. Mediante el botón de la impresora podrá imprimir la información referente al contrario, dispone de varios informes y plantillas configurables por el usuario.
Expedientes.
a. Tipos de expedientes.
En Abogafin podrá configurar tantos tipos de expedientes como necesite, por defecto la aplicación incluye un total de 8 tipos predefinidos, no obstante podrá editar y añadir los tipos que desee.
Puede acceder desde el menú Documentos-> Tipos de Expedientes->Tipos de Expedientes.
Cada tipo de expediente se puede configurar, de forma que en la ventana de gestión de expedientes podrá ocultar y visualizar las pestañas que desee, por ejemplo en expedientes extrajudiciales puede ocultar la pestaña de procuradores y juzgados, ya que no tienen sentido en dicho tipo de expediente.
b. Tipos de procedimientos. Podrá añadir los distintos tipos de procedimientos que desee, por defecto la aplicación incluye 18 tipos ya predefinidos. Puede acceder desde el menú Documentos->Tipos de Expedientes->Tipos de procedimientos. c. Tipos de asuntos. Se utiliza para identificar los expedientes según un criterio establecido por el usuario, por ejemplo el orden de prioridad. Puede acceder desde el menú Documentos->Tipos de Expedientes->Tipos de asuntos. d. Actuaciones predefinidas. Para facilitar la mecanización de datos en el sistema el programa permite predefinir actuaciones, de esta forma es posible tener una amplia gama de actuaciones ya establecidas, y para añadirla al expediente basta con seleccionarla sin tener que volver a escribir todos los datos referentes a la actuación. Puede acceder desde el menú Documentos -> Actuaciones predefinidas.
Esta pantalla muestra los expedientes existentes en el sistema, además puede añadir nuevos expedientes, modificar los actuaciones o eliminarlos. La información se puede exportar a Excel mediante el botón de “exportación excel”. Además puede imprimir plantillas asociadas al expediente mediante el botón “imprimir”, las plantillas se pueden definir por el usuario, de esta forma puede adaptar la documentación a su gusto.
El filtrado de datos de esta pantalla se realiza con el botón “buscar”, podrá localizar expedientes por numerosos campos de búsqueda como por ejemplo: Número de expediente, tipo de procedimiento, tipo de expediente, clientes, contrarios, etc. Para modificar un expediente ya creado puede hacerlo pulsando el botón “Modificar” o haciendo doble clic sobre el expediente que desea modificar. Para añadir un nuevo expediente debe pulsar el botón “Alta” y accederá a la pantalla de mantenimiento y creación de expedientes.
En esta pantalla se muestra toda la información referente al expediente, se divide en varias pestañas para cumplimentar los datos asociados al expediente, como por ejemplo la pestaña:
Clientes, Contrarios, Abogados, Procuradores, etc., dichas pestañas se pueden configurar haciendo que sean visibles u ocultas según el tipo de expediente, tal y como vimos en el apartado [a. Tipos de expedientes] Cuando añada varios clientes o contrarios al expediente, puede marcar uno como principal pulsando sobre él con el botón derecho del ratón Otras pestañas de interés son:
Actuaciones: Muestra las actuaciones incluidas en el expediente y permite añadir nuevas actuaciones pulsando el botón “actuaciones”.
Facturación del expediente: Visualiza todas las facturas asociadas al expediente, además dispone de otras funciones como imprimir o dar como pagadas las facturas.
Facturas proformas: Muestra las facturas proformas asociadas al expediente, además permite pasar a factura oficial mediante el botón habilitado para tal efecto. Mediante el botón de la “impresora” puede imprimir la información relativa al expediente, así como las plantillas diseñadas en Word.
Una vez finalizado un expediente puede cerrarlo pulsando el botón del candado situado en la parte superior de la ventana
f. Añadir conceptos al expediente.
Para añadir los conceptos a facturar a cada expediente debe pulsar el siguiente botón “crear una nueva factura” dentro de la pestaña “facturación del expediente” y accederá la pantalla de solicitud de información referente a las cuentas del expediente. Puede añadir distintos tipos de conceptos “provisiones, gastos, suplidos, honorarios “
Para añadir un nuevo concepto debe indicar el tipo de concepto, la descripción y el importe, posteriormente pulse el botón “Alta”, si desea que dicho concepto se incluya en una factura debe marca la casilla “facturar”.
Las dos últimas columnas muestran información sobre la facturación de los conceptos, indicando si dicho concepto se facturará y si está facturado. Para modifica un concepto debe pulsar el botón “Modificar” o hacer doble clic sobre el concepto que desea modificar. Las actuaciones incluidas en el expedientes se puede incluir directamente como conceptos a facturar, pulsando el botón “Importar Actuaciones“. Además desde esta pantalla puede realizar facturas tanto oficiales como proformas mediante los botones de generación de facturas
g. Facturar un expediente.
Una vez incluidos los conceptos a facturar en el expediente puede realizar la factura, tanto oficial como proforma pulsando el botón de generación de facturas.
que muestra toda la información referente a la factura que está creando. Por defecto incluye como cliente el cliente que ha incluido el expediente como cliente principal.
Puede configurar por defecto los datos referentes a la cuenta contable de honorarios, cuenta de iva/igic y cuenta de IRPF desde el menú Configuración -> Honorarios y valores por defecto.
Para realizar la factura debe pulsar el botón “Facturar”, en ese momento la factura se genera y nos dará la posibilidad de imprimirla y darla como pagada
Si el cliente tiene cuenta de domiciliación puede enviar directamente las facturas al banco mediante el fichero en formato SEPA, más adelante explicaremos la forma de generar las remesas bancarias para enviar al banco.
Puede consultar todas las facturas generadas en el sistema desde el menú documentos -> Gestión de facturas emitidas.
h. Consultar expedientes.
Abogafin dispone de varias pantallas donde puede realizar filtrado de datos para poder localizar de forma rápida los expedientes según sus criterios de búsqueda. Desde la pantalla que muestra el listado de expedientes que hemos visto en el apartado [e.] puede realizar consultas, además dispone de otra opción en el programa a la cual puede acceder desde el menú documentos -> consultar expedientes.
Las opciones de filtrado son numerosas, como por ejemplo: Número de expediente, cliente, contrario, tipo de procedimiento, referencias, tipo de expedientes, etc.
La pantalla muestra los expedientes en colores dependiendo del estado, en rojo los expedientes abiertos y en verde los expedientes cerrados.
Una vez realizado el filtrado puede acceder al expediente haciendo doble clic sobre el expediente en cuestión
i. Consultar actuaciones.
Para consultar las actuaciones de un determinado expediente puede acceder a dicho expediente y en la pestaña actuaciones obtendrá toda la información asociada a dicho expediente, si por el contrario lo que desea es realizar un filtro para poder localizar una actuación según un criterio de búsqueda, debe acceder desde el menú documentos -> gestión de actuaciones y tareas.
